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如何從顧問那裡取回跟官方的聯絡

已更新:2月21日


最近做年結的時候,開始整理出各式各樣的報表,發現有部分的潛在訂單,在報價發出去後一段時間都沒有新進展,便做一次整體查詢跟進。根據往年經驗,大多數個案都會是客戶禮貌性的說項目暫不再推行下去作結,而我都會默默的做記錄完成清理積存報價跟進這個任務。這個任務的目的,是要得出一個更接近正確的統計,看看一年下來的銷售數據如何,再定下一年的方向和策略,和看看要不要增減一些 KPI 去平衡統計和效率。


但今年有些不同,這些個案跟進下去,迎面而來收到一大堆吐糟。仔細了解發現,原來有一些不太盡責的資助顧問,沒有跟進好而引起的問題。經過一輪溝通,讓這些潛在的客戶了解事情的始末後,很多都查詢如何可以繼續項目。由於這類項目,多數都申請了科技劵(TVP)資助,他們也必需在相應資助批了下來後,才能正式開展項目。個案有點多,就有了這篇教學,分享如何在不合作的顧問手中,一步步的取回跟局方聯絡的主導權。


因為只有直接取得跟局方聯絡的主導權,才能登入 TVP 的網站了解整個申請的狀況、預約簽約、匯報項目進度,及提交最終報告申請取回資助。


但在實踐這篇教學中的步驟取回主動權時,首先要確認接受了以下的狀況:


決定不再跟相關的顧問合作

一般情況下,相關顧問需要電郵的主導權,是為了最快速度跟進局方查詢,及憑經驗作出最合適的回應。取回主導權表示日後這些工作要自行處理。作為一家數碼轉型的公司,當然會盡力協助,但最終處理一定必需要申請者自行行動。


相關合作不等於能自行解除顧問合同

這個要跟據當時和顧問所簽定的合同而定,我們這篇內容只是分享如何取得跟局方直接聯繫的方式,確保申請者能登入相關網站對自己的資助申請進行了解。


而在開始之前,先要準備商業登記 (Business Registration),和公司主要負責人的 ID,如有個案申請編號更佳。接著開始以下流程:


1. 致電/電郵至 HKPC

TVP 科技劵秘書署 HKPC 的相關聯繫方式如下:

跟據我們相熟的顧問反映,其實這步電郵過去更快。而發這個電郵要注意以下要點:

  • 內用是註明是舊有的電郵已經不能登入,所以要用新電郵做溝通。參考樣式如下: 「敬啟者, 由於公司的人事調動關係,原先跟進相關的TVP申請(編號:TVP/XXXX/XXX)將由本人跟進,由於之前的電郵已經未能登入,所以煩請跟新聯絡電郵至 *abc@example.com ,不便之處請見諒。附件為本司之商業登記以供參考。」

  • 而這個電郵也用新的,一個你常用的郵箱發過去為佳

  • 附上貴司的商業登記以作核實

但如果你對電郵聯絡覺得不夠直接,電話致電亦可。但一定要在 HKPC 的辦公時間打去,和電話會比電郵更加直接。接通後跟職員表達想取回跟局方直接聯繫的電郵方式。職員會問為何要這樣做,很多客戶反饋以下這個理由一般都會接受:

因為之前跟進開的同事離職,當時著他自行開通一個電郵進行跟進,但離職時卻沒交低該電郵的登入方式,故現在未能操作該郵箱

也不一定要跟這個理由,只要合理和合符貴司情況的理由一般都會接受。但絕不建議說顧問不跟進甚麼的,因為局方最開始是要聲明原先電郵是直接跟申請者(或相關授權人)聯繫。和跟據經驗,顧問合同一般都是授權合同來的。而且目標都是為了取得聯繫取回跟進的主導,不建議節外生枝。


之後,一般只要說出閣下一定會操作到的常用郵箱的電郵地址,讓職員更新系統即何。


2. 到 TVP 網站選忘記登入 ID

在職員確定更新了電郵後,可以到 TVP 網站 (https://tvp.itf.gov.hk/) ,會見到以下頁面

在登入位置下方靠右位置點 忘記登入名稱(Forgot Login Name)後,就會進入以下頁面


在相應的位置輸入貴司的商業登記證號碼(Business Registration No.),和步驟 1 跟職員確認的電郵地址,再跟指示輸入驗證碼後點「提交」。


之後會有一封郵件發去你的電子郵箱處,跟指示取回及記下登入名稱即可。


3. 登入 TVP 系統

TVP 網站 (https://tvp.itf.gov.hk/) ,會見到以下頁面

在登入位置輸入登入名稱和密碼後,點登入(Login),之後系統會發一封電郵去你的郵相,跟下圖把郵件中的驗證碼輸入系統中

就可以成功登入系統查看申請進度了。


當然,我們希望我們的客戶能跟委任的顧問合作愉快,永遠不需要用到這個分享。畢竟,一個合格的數碼轉型顧問,是可以有以下作用的:

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